Ms Excel je zmogljiv urejevalnik preglednic. Omogoča vam delo z velikimi vrstami podatkov, in sicer jih razvrstite glede na dano merilo, nastavite potrebne formule in še veliko več.
Razvrščanje po danem filtru
Ena pomembnih in potrebnih funkcij programa Ms Excel je samodejno razvrščanje po določenem parametru. Ta funkcija omogoča organiziranje podatkov v tabeli MS Excel. Razvrstite lahko podatke različnih vrst: besedilo, kot so priimki, in številsko, na primer datume. Obstajata vsaj dve vrsti razvrščanja.
Če želite razporediti priimke po abecedi, morate izbrati razvrščanje po enem atributu. Velja povedati, da je priimke v Ms Excel mogoče sistematizirati v naraščajočem vrstnem redu, to je od "A" do "Z" ali obratno, po padajočem vrstnem redu. To je tako imenovana preprosta vrsta.
Pri tej vrsti razvrščanja je dovolj, da izberete stolpec, ki vsebuje priimke, ki jih želite razvrstiti. Nato na nadzorni plošči Ms Excel zgoraj desno poiščite možnost Razvrsti in filtriraj. Kliknite ga z levim gumbom miške, pred vami se odpre okno, v katerem lahko izberete razvrščanje od prve črke abecede do zadnje, v obratnem vrstnem redu ali samostojno določite zahtevani parameter. Preprosto razvrščanje je primerno, če je v dokumentu MS Excel samo en stolpec s priimki.
Če ima vaš dokument veliko stolpcev, vas bo gospa Excel prosila, da pojasnite, ali želite razširiti območje oblikovanja ali ne. V zvezi s tem se bo pojavilo ustrezno pogovorno okno. Razširite lahko obseg ali razvrstite glede na označeno vrednost. Če izberete razširitev samodejnega oblikovanja, bodo celice, povezane s stolpcem za oblikovanje, še vedno pritrjene nanjo. V nasprotnem primeru se jih razvrščanje ne dotakne. Na tej točki bodite previdni, saj se podatki v dokumentu, če je sortiranje nepravilno izbrano, tvegajo za mešanje.
Prilagodljivo razvrščanje
Uporabnik lahko na drug način razvrsti priimke po abecedi z izbiro obsega po meri. V tem primeru boste morali samostojno določiti stolpec, po katerem bodo podatki razvrščeni. Uporabniško dejanje gospe Excel bo enako, le da izberete možnost Razvrsti po meri v razdelku Razvrsti in filtriraj. Po tem uporabnik izbere stolpec, po katerem je treba podatke razvrstiti. V tem primeru gre za stolpec priimka. Naslednji korak je izbira po abecednem vrstnem redu od prve črke do zadnje ali obratno. Takšno razvrščanje običajno imenujemo kompleksno.
Ne pozabite, da lahko v Excelu razvrstite kateri koli stolpec, ne glede na njegovo lokacijo na listu. Nastavitve samodejnega razvrščanja se lahko razlikujejo glede na različico programa Excel, ki ste jo namestili, bistvo dela pa ostane nespremenjeno.
