Najbolj dostopen način razvrščanja podatkov v tabelah je urejevalnik preglednic Excel iz zbirke aplikacij Microsoft Office. Njegova orodja za urejanje vrednosti v vrsticah in stolpcih so dokaj enostavna za uporabo in vam omogočajo sestavo dokaj zapletenih pravil razvrščanja.
Potrebno
Urejevalnik preglednic Microsoft Excel 2007
Navodila
Korak 1
Z desno miškino tipko kliknite katero koli celico v stolpcu, če želite podatke tabele razvrstiti po vrednostih tega stolpca. V prikazanem kontekstnem meniju odprite razdelek »Razvrščanje« in izberite želeno smer razvrščanja podatkov. Če ta stolpec vsebuje besedilne vrednosti, potem razvrščanje "najmanjšega do največjega" pomeni abecedno urejanje. Če so datumi v celicah tega stolpca, bo to pomenilo razvrščanje od najzgodnejših datumov do poznejših.
2. korak
Podobno lahko podatke razvrstite po različnih znakih oblikovanja celic in ne po vrednostih, ki jih vsebujejo. Za to obstajajo trije elementi kontekstnega menija, ki omogočajo razporeditev podatkov v skladu z barvo ozadja celic, debelino in barvo pisave. Razvrstite lahko tudi po ikonah, ki jih lahko namestite v celice stolpca.
3. korak
Če morate tabelo razvrstiti po podatkih iz več stolpcev, lahko ta postopek zaporedno izvedete za vsakega od njih. Vendar ima Excel možnost, ki vam omogoča, da v enem običajnem pogovornem oknu določite vrstni red in zaporedje razvrščanja zahtevanih stolpcev. Če želite odpreti to pogovorno okno, z desno miškino tipko kliknite katero koli celico v tabeli, razširite razdelek Razvrščanje in izberite Razvrščanje po meri.
4. korak
Na spustnem seznamu Razvrsti po izberite prvi stolpec za razvrščanje. V desnem polju določite, za kaj natančno naj se uporabi to pravilo razvrščanja - za vrednosti ali formate celice (barva, pisava, ikona). Na zadnjem spustnem seznamu izberite smer razvrščanja. S tem je dokončana nastavitev pravil za en stolpec.
5. korak
Kliknite gumb Dodaj raven in prilagodite možnosti razvrščanja za naslednji stolpec. Že izpolnjeni vrstici bo dodana še ena vrstica in za drugi stolpec boste morali ponoviti, kar je bilo storjeno v prejšnjem koraku. Če obstaja več kot dva pravila razvrščanja, nadaljujte z dodajanjem in izpolnjevanjem vrstic tolikokrat, kot je potrebno.
6. korak
Za vsako tabelo lahko določite do 64 pravil v zapletenem naboru razvrščanja. To je običajno več kot dovolj za podatke, ki jih je treba obdelati v Excelovih preglednicah. Če se pojavijo potrebe po še bolj zapletenih pravilih za razvrščanje vrednosti v tabelah, je bolje uporabiti zmogljivejše baze podatkov. V paketu Microsoft Office je temu namenjen Access DBMS.
