Izpolnjevanje Excelovega dokumenta s spustnimi seznami lahko znatno pospeši in poenostavi delo s tabelami. Spustni seznami so uporabni pri delu s trajnimi ali redko spreminjajočimi se podatki. Dovolj je, da enkrat ustvarite nabor podatkov, tako da se nadaljnje izpolnjevanje dokumenta izvede skoraj samodejno.
Metoda 1. Hitri spustni seznam
Spustni seznam v Excelu najhitreje ustvarite s pomočjo funkcije Izberi s spustnega seznama v kontekstnem meniju celice. Njeno načelo delovanja je podobno običajnemu samodokončanju v Excelu.
Najprej morate v stolpec eno za drugo vnesti seznam kategorij prihodnjega seznama, ne da bi preskočili prazne celice. V naslednji celici morate nastaviti kurzor in poklicati kontekstni meni s klikom na polje »Izberi s spustnega seznama«. Še lažje je poklicati spustni meni s pritiskom na tipki "Alt" + "Puščica dol".
Ta metoda je primerna samo za podatke, vnesene strogo znotraj enega stolpca in brez preskakovanja celic.
Metoda 2. Univerzalni
Bolj vsestranski način ustvarjanja spustnega seznama v Excelu bo zahteval več manipulacij, hkrati pa vam omogoča reševanje bolj zapletenih problemov.
Najprej morate izbrati obseg s seznamom kategorij prihodnjega seznama. Nadaljnje zaporedje dejanj je odvisno od različice programa.
V Excelu 2007 in novejših v polju »Formule« kliknite »Upravitelj imen« - »Ustvari«. V pogovorno okno, ki se odpre, morate vnesti ime ob upoštevanju dejstva, da se mora začeti s črko in ne sme imeti presledkov. Po zaključku vnosa morate klikniti na "V redu".
To lahko storite še lažje - po izbiri obsega je sprememba imena na voljo v ustreznem polju na levi strani funkcijske vrstice, kjer je običajno naveden naslov celice. Po vnosu imena obsega obvezno pritisnite tipko "Enter".
V starejših različicah Excela do leta 2003 morate izbrati "Vstavi", nato kliknite "Ime" in izberite "Dodeli". Nadaljnje zaporedje je nespremenjeno.
Zdaj morate izbrati obseg celic, ki jim bo pripadal ustvarjeni seznam. Za to je izbrano območje celic, odpre se zavihek "Podatki", v katerem morate izbrati funkcijo "Preverjanje podatkov". V odprtem pogovornem oknu na zavihku "Parametri" v polju "Vrsta podatkov" nastavite "Seznam". V polju "Vir", ki se odpre, kliknite "=" in vnesite ime ustvarjenega seznama. Ko kliknete "V redu", celice v izbranem obsegu, ko jih kliknete, dobijo spustni meni.
Ta način ustvarjanja spustnega seznama v Excelu je primeren za kategorije, ki so določene glede na število kategorij z realizirano zmožnostjo spreminjanja imena.
