MS Excel je zelo priročno orodje za izvajanje izračunov in predstavitev tabelarnih podatkov. Pri pripravi poročevalske dokumentacije pa je pogosto treba navesti tabelarne informacije v obliki zapisa Word. Hkrati je včasih treba prevesti ne samo neposredno vsebino informacij, temveč tudi oblikovanje dokumentov.
Potrebno je
MS Word, MS Excel, računalnik
Navodila
Korak 1
Če želite podatke iz datoteke, shranjene v Excelovi obliki, prevesti v Word, odprite datoteko preglednice, v njej izberite potrebne celice, z desno miškino tipko kliknite in izberite "Kopiraj". Nato zaženite program MS Word, ustvarite prazen dokument (praviloma se ustvari samodejno) in vanj prilepite fragment, kopiran iz Excela. V tem primeru bo v ustvarjenem dokumentu prikazano število stolpcev, potrebnih za predstavitev tabele, in vsaka vrstica iz Excelove tabele bo v dokumentu predstavljena kot ločena vrstica.
Ta metoda je najpreprostejša, vendar se z njeno uporabo formatiranje izvirnega dokumenta izgubi. Poleg tega bo nadaljnje urejanje takšne psevdo-tabele, ustvarjene v Wordu, zelo težko.
2. korak
Če želite, da je tabela, pripravljena v Excelu, videti skoraj enako v Wordu, kopirajte podatke v vnaprej pripravljeno tabelo. Če želite to narediti, preštejte, koliko stolpcev in vrstic ima izvirna tabela. Nato v Wordu izberite element menija "Tabela" in "Vstavi". V okno, ki se odpre, vnesite število stolpcev in vrstic in kliknite potrditev. Vse ostale (kozmetične) nastavitve lahko naredite kasneje.
Zdaj, kot v prvem primeru, kopirajte želeni del tabele. Nato z miško izberite celotno tabelo, ustvarjeno v Wordu, z desno miškino tipko kliknite in izberite "Prilepi". Vsi podatki iz prvotne tabele bodo lepo porazdeljeni med prazne celice tabele Word. Z orodji za oblikovanje programa Word popravite nepravilno postavljene dele tabele.
Ta metoda je optimalna za pripravo poročevalske dokumentacije, vendar ne omogoča shranjevanja formul, kar bo otežilo kasnejši ponovni izračun podatkov.
3. korak
Če želite kopirati tabelo iz Excela skupaj s formulami in oblikovanjem, uporabite ne preprosto, ampak "posebno" prilepite. Če želite to narediti, kopirajte tudi zahtevani fragment tabele, nato v meniju Word izberite "Uredi" - "Posebno prilepi". Nato v oknu, ki se prikaže, izberite vrstico "Microsoft Excel list (objekt)".
Bodite pozorni na položaj točke v vrsticah "Vstavi" in "Poveži". Za pripravo standardne dokumentacije pustite ta kazalec v vrstici "Vstavi".
Če potrebujete informacije v dokumentu Word, da se samodejno spremenijo glede na podatke v Excelovi tabeli, izberite element »Povezava«. Vendar je treba zagotoviti, da ima datoteka Word stalen dostop do datoteke v Excelovi obliki.
