Po zaključku dela z Excelovimi dokumenti morate pogosto popraviti rezultat, da izključite možnost urejanja. Ena od možnosti, kako doseči želeni rezultat, je pretvorba Excela v format PDF.
Prevod v urejevalniku
Eden najlažjih načinov pretvorbe excela v pdf je shranjevanje dokumenta v tej obliki. Če želite to narediti, izberite meni "Datoteka", kjer kliknite na element "Shrani kot".
V oknu, ki se odpre, boste morali izbrati pot in ime, pod katerim bo datoteka shranjena, ter razširitev, v kateri morate najti obliko PDF. Po izbiri optimizacijskih parametrov in obsega podatkov, ki jih je treba shraniti, ostane le še klik na gumb »Shrani«. Posledično bo na izbrani naslov ustvarjena datoteka, ki vsebuje vse označene podatke.
Uporaba dodatka
Vendar v nekaterih starejših različicah Excela PDF na seznamu sprejemljivih formatov manjka. V tem primeru uporabite drug način, tako da namestite poseben dodatek za program. Omogočil vam bo pretvorbo Excela v PDF, tudi če ni programa, ki podpira to obliko. Ta vtičnik se imenuje Shrani kot PDF in XPS. Brezplačno ga lahko prenesete z uradnega Microsoftovega spletnega mesta.
Po namestitvi vtičnika lahko tri dokumente shranite v obliki PDF. V meniju "Datoteka" poiščite element "Shrani in pošlji" za različici programa 2007 in 2010, za ostalo pa "Shrani kot". V prvem primeru v meniju ostane izbrati element »Ustvari dokument PDF / XPS«, ki bo odprl okno z nastavitvami, podobnimi tistim za shranjevanje dokumenta v urejevalnik. V drugem primeru morate v razširjenem meniju poiskati PDF ali XPS, ki bo odprl isto okno. Tako kot v urejevalniku tudi dodatek pozove uporabnika, da shrani celoten dokument ali pa v tabelo pusti samo izbrani obseg celic.
Posebne storitve
Če ni možnosti za uporabo zgoraj predlaganih metod, vam bo poseben pretvornik pomagal pretvoriti Excel v PDF. Trenutno obstajajo posebne spletne storitve in programi, ki ne zahtevajo internetne povezave. Oba uporabljata isti algoritem dejanj in dajeta podobne rezultate. V primeru uporabe spletnih aplikacij morate prenesti samo želeni dokument, nato pa čez nekaj časa prenesti rezultat. V programu brez povezave morate samo izbrati ustrezno datoteko, določiti parametre in pot za shranjevanje dokumenta. Ena od prednosti pretvornika (PDF v Excel) je, da lahko prevaja tudi brez uporabe posebnih programov.
Povratna pretvorba
Če želite še naprej delati z datoteko, se boste morda morali vrniti v prvotno obliko. Če pretvorite Excel v PDF, bodo vsi podatki ostali, vendar formule uporabniku ne bodo na voljo. Da bi torej postopek pridobivanja rezultatov ohranil v tajnosti, je dovolj, da preoblikovanje dokumenta izvedemo dvakrat. In če lahko urejevalnik sam pomaga pri prevajanju v prenosni format dokumenta, potem bo zagotovo podatke vrnil samo pretvornik PDF v Excel.
