Vprašanje potrebe po oblikovanju elektronskega arhiva v podjetju postaja vse bolj nujno. In to ni naključno, saj uvedba novih informacijskih tehnologij ne zagotavlja samo varnosti in zanesljivosti dokumentov, temveč tudi skrajša čas za njihovo iskanje in po potrebi hkrati omogoči več zaposlenim dostop do istih podatkov.
Navodila
Korak 1
Ustvarjanje arhiva elektronskih dokumentov vključuje več stopenj. Sprva kupite in namestite licenčno programsko opremo na računalniško opremo podjetja.
2. korak
Pripravite dokumente, torej jih organizirajte, identificirajte v skladu z obstoječo strukturo kroženja dokumentov v vaši organizaciji. Na tej stopnji jih bo treba še posebej registrirati, razvrstiti glede na rok uporabnosti in odstraniti sponke in sponke iz nevezanih listov.
3. korak
Naslednji korak je digitalizacija ali skeniranje dokumentov. Izvaja se na tehnični opremi, ki natančno podpira vrsto in obliko dokumenta, ki se uporablja v tej organizaciji. Na tej stopnji preverite kakovost reprodukcije dokumentov, če je potrebno, znova preglejte.
4. korak
Naslednja je faza pretvorbe (pretvorbe) dokumentov v obliko, ki ustreza konceptu standardov njihovega shranjevanja in izdelave, nato pa - stopnja indeksiranja, tj. "Dodelitev" ključnih besed vsakemu dokumentu za nadaljnje iskanje potrebnih informacij ali ustvarjanje polnobesedilne baze podatkov.
5. korak
Na koncu dela pri ustvarjanju elektronskega arhiva nastavite nastavitve (pravica dostopa, pravica do spremembe dokumentov) in usposobite osebje organizacije.
