Baza podatkov je katalog informacij. Podatki so organizirani v skladu s splošno sprejetimi pravili. Telefonski imeniki ali slovarji so najpreprostejši primeri zbirk podatkov. Z razvojem računalniške tehnologije so zbirke podatkov postale veliko večje in bolj zapletene.
Razumevanje baz podatkov
Baza podatkov je orodje za zbiranje in organiziranje informacij. Vsebujejo lahko podatke o ljudeh, izdelkih, financah in še več. Gradnja baze se začne s preprostim seznamom ali preglednico. Sčasoma ta seznam narašča in v podatkih se začnejo pojavljati odvečnost in nedoslednosti. Težko si jih predstavljamo kot seznam. Ko se te težave začnejo pojavljati, jih je dobro spremeniti v bazo podatkov s pomočjo sistema za upravljanje baz podatkov (DBMS). Eden najboljših izdelkov na tem področju je Microsoft Office Acess, ki združuje prilagodljivost, enostavnost uporabe in uporabniku prijazen vmesnik.
Mize
Tabela v zbirki podatkov je videti kot preprosta tabela, saj so podatki shranjeni v vrsticah in stolpcih. Posledično je običajno običajno bazo uvoziti v bazo podatkov. Glavna razlika med preglednico in bazo podatkov je raven organiziranosti informacij.
Vsaka vrstica v tabeli se imenuje zapis. Izbrani podatki se hranijo v evidenci. Vsako od njih je sestavljeno iz enega ali več polj. Polja so analogna stolpcem v tabeli. Tako lahko na primer ustvarite tabelo z imenom "Zaposleni", kjer vsak zapis (vrstica) vsebuje osebne podatke delavca (ime, priimek), vsako polje (stolpec) pa informacije o njem (naslov itd.). Polja naj bodo označena kot posebna vrsta podatkov, najsi bo besedilo, datum, čas, številka ali kakšna druga vrsta informacij.
Obrazci
Obrazci se včasih imenujejo "zasloni za vnos podatkov". To je vrsta vmesnika, ki se uporablja za delo z vašimi podatki. Obrazci pogosto vsebujejo ukazne gumbe, ki izvajajo različne funkcije. Bazo podatkov je povsem mogoče ustvariti brez uporabe obrazcev z urejanjem vhodnih podatkov v referenčnih tabelah. Vendar večina baz podatkov uporablja obrazce za ogled, vnos in spreminjanje tabel.
Poizvedbe
Poizvedbe so resnične delovne sile baze podatkov in lahko služijo različnim funkcijam. Njihova najpogostejša uporaba je bila pridobivanje določenih podatkov iz tabel. Informacije, ki jih uporabnik želi prejeti, so običajno razdeljene na več tabel. Poizvedbe omogočajo ogled vseh tabel hkrati in prikaz rezultatov iskanja na zaslonu. Poleg tega poizvedbe omogočajo dodajanje meril, ki filtrirajo podatke za določeno poizvedbo.
Poročila
Poročila se uporabljajo za povzemanje in predstavitev podatkov v tabelah. Vsako poročilo lahko urejate tako, da predstavlja informacije v drugačni obliki. Poročilo je mogoče ustvariti kadar koli in bo odražalo trenutno stanje baze podatkov.
Makro
Makri v Accessu so analogni programskemu jeziku, ki se uporablja za dodajanje funkcionalnosti baze podatkov. Na primer, ko makro pritrdite na gumb na obrazcu, se bo izvedel vsakič, ko kliknete ta gumb. Makri vsebujejo dejanja za izvajanje določenih nalog, na primer ustvarjanje poročila, izvrševanje poizvedbe ali popravljanje informacij. Večino ročnih operacij z bazami podatkov je mogoče avtomatizirati z uporabo makrov. To prihrani veliko časa in virov za osebni računalnik.
