Besedilni dokument, ustvarjen v urejevalniku Word iz katere koli oblike, je mogoče pretvoriti v PDF z različnimi posebnimi programi ali spletnim pretvornikom. Izbira načina pretvorbe je odvisna od nadaljnje uporabe dokumenta.
Format PDF in njegov pomen
PDF (Portable Document Format) je zasnovan za ustvarjanje in distribucijo elektronskih dokumentov. Razvil ga je Adobe Systems. Prednost formata PDF je, da ga berejo vsi večji operacijski sistemi, ne da bi spremenili vsebino dokumenta, in podpira različne vektorske in bitne slike, oblike, pisave, večpredstavnostne vložke in druge informacije, potrebne za prikaz.
Danes je PDF eden najpogostejših formatov za ustvarjanje v elektronski obliki in naknadno razmnoževanje tiskanih izdelkov na internetu: revije, knjige, reklamne brošure, navodila, tehnična dokumentacija itd. V to obliko lahko shranite tudi skenirane kopije dokumentov.
Pomembna lastnost formata PDF za avtorja dokumenta je sposobnost zaščite pred nepooblaščenim kopiranjem in urejanjem informacij ter zaščita avtorskih pravic z uporabo mehanizma elektronskega podpisa. Uporabnik nato dobi vse možnosti interaktivne interakcije z vsebino datotek PDF: branje, izpolnjevanje obrazcev in podpisovanje dokumenta, dodajanje komentarjev, ustvarjanje zaznamkov, iskanje po besedilu in še več. dr.
Programska oprema PDF
Za delo z dokumenti PDF je potrebna posebna programska oprema. Ogled, tiskanje in pripisovanje lahko izvedete z Adobe Reader, Foxit Reader, STDU Viewer in drugimi.
Če želite ustvariti ali urediti dokument PDF (vključno s pretvorbo končne besedilne datoteke iz programa Word v format PDF), morate uporabiti ustrezen program. Lahko je Acrobat iz Adobe Systems ali tujih programov, kot so Foxit Phantom, PDF Factory itd. Ti programi po namestitvi ustvarijo svojo orodno vrstico v aplikacijah MS Office (Word, Excel, Access, Power Point, Info Path, One opomba, Založnik, Visio).
Če želite datoteko Word pretvoriti v zaščiteno datoteko PDF v programu Adobe Acrobat, morate: odpreti datoteko Word in na traku Acrobat izbrati element menija "Ustvari PDF"; v pogovornem oknu, ki se prikaže, izberite »Zaščiti PDF«, v naslednjem oknu pa nastavite geslo in dodelite pravice, tako da uporabniki ne morejo kopirati ali urejati datoteke. Nato kliknite gumb V redu, datoteki dodelite ime in ga shranite na želeno mesto v računalniku. Slaba stran takšnih programov je velika teža in plačana licenca.
Lahko tudi prenesete brezplačno programsko opremo za pretvorbo PDF, kot sta PDF Creator ali Primo PDF. So navidezni tiskalniki. Za dostop do takšnih programov morate poklicati funkcijo tiskanja iz katere koli aplikacije. Pomanjkljivosti te programske opreme vključujejo nezmožnost vdelave predstavnostnih datotek ter neprepoznavanje hiperpovezav in interaktivnih obrazcev.
