Nomenklatura primerov je oštevilčen seznam naslovov primerov, vloženih znotraj organizacije. V skladu s tem dokumentom se izvajajo vsa dela na dokumentaciji podjetja. Odraža čas shranjevanja določenih dokumentov in kateri oddelek je za katero dokumentacijo odgovoren.
Potrebno
- - poznavanje pisarniškega dela;
- - tipičen seznam dokumentov z roki hrambe.
Navodila
Korak 1
Odločite se za razvoj nomenklature, to je treba storiti z uporabo naročila za organizacijo. V njem navedite, kdo naj sestavi nomenklaturo, pod čigavim vodstvom in v kakšnem časovnem okviru. Nato pojasnite obseg postavke. Če želite ustvariti posamezno nomenklaturo, lahko uporabite približno, sestavljena je za skupine organizacij, ki so del istega sistema. Pri pripravi tega dokumenta upoštevajte strukturo vaše organizacije.
2. korak
Izberite klasifikacijsko shemo, na podlagi katere bo zgrajena nomenklatura. Odvisno od strukture podjetja. Če je dovolj stabilna, izberite blokovni diagram nomenklature. Če se pogosto spreminja, izberite funkcionalno-proizvodno shemo. V prvem primeru bodo oddelki nomenklature ustrezali imenom strukturnih oddelkov podjetja. Zaporedje njihove lokacije naj bi bilo podobno kadrovski mizi. V drugem primeru pri pripravi nomenklature poslov podjetja uporabite funkcije ali usmeritve dejavnosti organizacije kot odseke.
3. korak
Oblikujte naslove primerov. Naslov mora biti jasen, jedrnat in razkrivati glavno strukturo in vsebino dokumentov primera. Vanj vključite tudi pojasnitev vsebine primera, podatke o verodostojnosti in kopije dokumentov. V naslovih ne uporabljajte uvodnih besed, zapletenih besednih zvez in nespecifičnih besedil.
4. korak
Pri sestavljanju seznama naslovov uporabite naslednje znake: nominalno (vrsta dokumenta), avtorjevo, dopisniško, kronološko (čas nastanka), predmetno vprašanje, geografsko.
5. korak
Določite obdobja hrambe za primere, za to uporabite standardni seznam upravljavskih dokumentov. Dokončajte zasnovo nomenklature, samo besedilo naj bo videti kot tabela, na naslovno stran položite žig odobritve.
