V dobi informacijske tehnologije je običajno zaščititi kakršne koli podatke, ki imajo kakršno koli vrednost. Tudi besedilne datoteke niso nobena izjema. Za zaščito informacij v word dokumentih pred tretjimi osebami je najbolje uporabiti gesla za dostop.
1. metoda
Če želite nastaviti geslo, morate odpreti zavihek "Datoteka" v besedilnem dokumentu, za katerega je nastavljeno geslo. Privzeto se odpre stolpec "Informacije", v desnem polju katerega morate klikniti gumb "Zaščita dokumenta". Desno od gumba je prikazan trenutni status zaupnosti dokumenta, ki privzeto omogoča odpiranje, urejanje in kopiranje dokumenta s strani katerega koli uporabnika v prostem načinu.
V kontekstnem meniju, ki se odpre, izberite "Šifriraj z geslom". Ko je izbrana kategorija aktivirana, se odpre pogovorno okno, v katerem morate vnesti geslo. Hkrati besedilna podpora sistema uporabnika obvešča o občutljivosti gesla na primer in tudi, da ga bo v primeru izgube nemogoče obnoviti. Po kliku na »V redu« vas bo sistem pozval, da potrdite geslo.
Ko se pogovorno okno zapre, se stanje zaupnosti dokumenta nasproti gumba za zaščito dokumenta ustrezno spremeni. Ko boste znova odprli dokument, bo program zahteval geslo za dostop. Hkrati se geslo zahteva le ob odprtju - sicer pa delo z datoteko poteka kot običajno in ne zahteva potrditve pri spreminjanju dokumenta.
2. metoda
Geslo lahko nastavite v fazi shranjevanja datoteke. Če želite to narediti, na zavihku "Datoteka" kliknite razdelek "Shrani kot". Nato s pomočjo "Brskaj" izberite mapo, ki jo želite shraniti, in nato kliknite polje "Storitev", ki se nahaja levo od gumba "Shrani". V spustnem kontekstnem meniju izberite "Splošni parametri".
V polju "Nastavitve šifriranja za ta dokument" vas bo program pozval, da vnesete geslo. Ko kliknete "V redu", boste morali znova vnesti geslo, nato pa bo nastavljeno.
Odstranjevanje gesla
Če želite odstraniti geslo iz besednega dokumenta, ga morate odpreti. V zavihku "Datoteka" - "Informacije" kliknite gumb "Zaščita dokumenta". V pojavnem kontekstnem meniju kliknite "Šifriraj z geslom" in v polju pogovornega okna, ki se prikaže, izbrišite vrednost. Nato se morate vrniti na dokument in ga shraniti. Ob ponovnem odprtju program ne bo zahteval gesla za dostop.
