Videokonferenca je danes priljubljen način komunikacije med udeleženci v enem projektu in med vodji različnih podjetij, da bi razpravljali o vprašanjih sodelovanja. Priprava videokonference je tako težka kot običajna. Nalogo olajšate le, če ste v svoji pisarni ali doma in so vam vsi potrebni materiali vedno na dosegu roke.
Navodila
Korak 1
Prva stvar, ki jo potrebujete, je programska oprema za video konference. Prenesite katero koli programsko opremo, ki vam omogoča, da slišite in vidite sogovornika s tehničnimi sredstvi računalnika. Danes je najbolj priljubljen program Skype. Poskrbite, da bodo imeli bodoči sogovorniki enako programsko opremo. Dodajte jih na seznam stikov pri najemniku. Upoštevajte, da vsi programski izdelki ne ponujajo videokonference. V večini je plačljiv (programi Virtual Room, TrueConf, ooVoo) ali pa je v preskusni različici na voljo več dni. To težavo rešite pred konferenco.
2. korak
Preverite tudi, ali spletna kamera in mikrofon računalnika delujeta. Poskrbite, da bo vaša internetna povezava stabilna, saj je ključ do uspeha vaših pogajanj. Vi in vaši sogovorniki bi se morali počutiti, kot da komunicirate v živo.
3. korak
Pripravite vsa potrebna gradiva: dokumente za pošiljanje po pošti, predstavitve, besedila vaših govorov, vprašanja sogovornikom. Predstavljajte si, da pripravite pravo konferenco in bodite popolnoma pripravljeni.
4. korak
Prijavite se v Skype ob predvidenem času in poskrbite, da bodo vsi na konferenci povezani. Izberite enega od udeležencev, tako da na seznamu stikov označite njegovo ime. Vstopite v meni Pogovor in izberite Dodaj udeležence. Dodajte vse ostale člane s seznama stikov. Zdaj imate skupino, združeno v en pogovor. Kliknite Skupina klicev in vsi udeleženci bodo prejeli vaš klic hkrati.
5. korak
Skype videokonference imajo dovolj funkcij, da bodo vaša pogajanja uspešna. Če želite sogovornikom prikazati kakršne koli lestvice ali predstavitve, jih pošljite svojim partnerjem in jih prosite, naj jih odprejo na določeni strani ali diapozitivu ali uporabite funkcijo »Skupna raba«. Omogoča vam, da sogovornikom prikažete sliko dogajanja na zaslonu računalnika. Datoteko morate preprosto odpreti v računalniku in vsi udeleženci konference jo bodo videli.
