V bistvu je tiskalnik računalniški pisalni stroj. Matrični tiskalniki tiskajo s posebnimi palicami s simboli. Zatiči zadenejo trak in sliko prenesejo na papir.
Tiskalniki delujejo različno, odvisno od modela. Laser na primer deluje na osnovi statične elektrike in posebnega tonerja, ki je suhi fini delci. Ko preidejo skozi enoto s tonerjem, jih ogreva laserski žarek, nato pa se pojavijo na bobnu znotraj tiskalnika. Toner zbira napolnjene delce in sliko znakov prenese na papir, ki je v celoti natisnjen. Brizgalni tiskalniki delujejo drugače. Večina jih uporablja črnilo na vodni osnovi. Brizgalni tiskalniki imajo tiskalno glavo, ki najprej optično prebere sliko in nato segreje črnilo. Želeni znaki se dobijo najprej na traku kartuše, nato pa na papirju. Slika se ne natisne takoj - tiskalnik postopoma izpiše znake, na hitrost tiskanja pa vplivajo nastavitve določenega modela. Ko želite natisniti dokument, preprosto kliknite gumb "Natisni". Tiskalnik tiska, ker je računalniški sistem te podatke prenesel v pomnilnik z naključnim dostopom - podatkovni vmesnik. Naloge lahko nastavite posamezno ali prekinete tiskanje z ustreznimi nastavitvami v računalniku v programu za tiskalnik. Tehnik se bo s prejetimi nalogami lotil sam, le pazite na prisotnost papirja v pladnju. Če se tiskalnik ne odziva na ukaze ali natisne prazne strani, je prišlo do neke vrste okvare. Težave strojne opreme je težko določiti sami, če pa tiskalnik natisne prazne liste, morda v njem ni črnila. To je enostavno razumeti, če ste že prej opazili, da se svetlost odtisov zmanjša, ali se na papirju pojavijo proge ali če je izpis slabše kakovosti. Če so bile nameščene kartuše "izvirne", bo tiskalnik prikazal ustrezno sporočilo, če je "združljivo" - spremljati raven črnila.
